با میلیونها ایمیل ارسال شده در هر روز، این روش به کانالی متداول برای برقراری ارتباط تبدیل شده است که توسط افراد پیر و جوان استفاده میشود، درست مانند تلفن. داشتن یک آدرس ایمیل – یا حتی چند مورد – چیزی است که کاملاً معمولی و منطقی به نظر میرسد. بنابراین میتوان فرض کرد که اکثر افراد با ارسال ایمیل و عناصر ساختاری آنها آشنایی دارند. در مقایسه با حالتهای دیگر ارتباطات رایانهای، ایمیل حالت قدیمی محسوب میشود که با ظهور حالتهای جدید و رقیب، به تدریج در حال از دست دادن محبوبیت خود است. با این وجود، ایمیل هنوز هم مهمترین برنامه ارتباط رایانهای است؛ زیرا تنها روشی است همه کاربران به طور متوسط با آن آشنایی دارند. به همین دلیل است که علیرغم این که بسیاری از افراد از کاربران فعال شبکههای اجتماعی هستند، اما آنها را به عنوان یک کانال رسمی ارتباطهای آکادمیک در نظر نمیگیرند و تعداد زیادی از اساتید حتی با این شبکههای اجتماعی و نحوه تعامل با آنها آشنایی هم ندارند. به دلیل این اهمیت، اگر قرار است از ایمیل برای برقراری ارتباط، به خصوص برای افزایش مشارکت اساتید و دستیاران در دوره کووید استفاده کنیم، لازم است نکاتی را در نظر داشته باشیم.
به عنوان اولین قدم، بهتر است با اساتید و دستیاران دانشگاه خود تماس بگیرید تا اول مطمئن شوید که آنها چه روشی را ارجح میدانند. اگر ایمیل روش انتخابی برای ارائه مطالب مهم آموزشی در طول پاندمی کووید ۱۹ است، بنابراین باید به صورت مرتب، ایمیلهای خود را چک کنند. این شماره از تاپ به طرح نکات کلیدی در این ارتباط میپردازد.
- پیامهای خود را با هدف ارسال کنید:
به دلیل سهولت کار، ارسال یک ایمیل مشترک برای همه افراد یک ایده وسوسهانگیز است که باعث ایجاد خشم در مخاطبینی میشود که ممکن است محتوای ایمیل برای آنها کاربردی نداشته باشند. بنابراین لازم است مخاطبان خود را تقسیمبندی کنید و پیامهای خود را به صورت سفارشی ارسال کنید تا دارای ارزش افزوده باشند. محتوای ایمیل به گونهای تنظیم شود که اصل پیام در پاراگراف اول متن ایمیل، به مخاطب منتقل شود تا برای ادامه مطالعه آن، انگیزه داشته باشند.
- خطوط موضوعی را به صورت کوتاه، شفاف و هدفمند بنویسید:
برای این کار، موضوع ایمیل میتواند در مورد دعوت شما برای انجام یک کار باشد. به عنوان مثال دعوت اساتید برای استفاده از یک روش جدید تدریس در دوران کووید. یا این که موضوع ایمیل میتواند سوالی باشد که باعث تحریک کنجکاوی در افراد شود. مثلا پرسشی مطرح شود و در آن از اساتید سوال شود که برای آموزش به دستیاران خود در دوره کووید از چه روشهایی استفاده میکنند.
- ایمیل را از ایمیل شخصی خود ارسال کنید:
اگر به دنبال ایجاد ارتباطی دوستانه با اساتید هستید، باید هویت شما برای آنها مشخص باشد. بنابراین سعی کنید تا از ایمیل شخصی استفاده کنید تا یک ایمیل عمومی یا کمکی.
- محتوای ایمیل باید کوتاه و دارای دو تا سه نکته کلیدی باشد:
بعضی افراد ممکن است فقط دو یا دو جمله اول متن ایمیل دریافتی خود را بخوانند. بنابراین مطمئن شوید که پیام اصلی/پرسش شما در جملات ابتدایی متن ایمیل مطرح شده است. اگر در ایمیل خود سوالی مطرح میکنید، یک جدول زمانبندی واقعبینانه برای این کار تعیین کنید، از جمله انتظارات واضح برای زمان ارسال یادآوری. هنگامی که به عنوان کسی شناخته شوید که اقدام به ارسال مداوم ایمیل کوتاه میکند، اساتید مخاطب به احتمال زیاد آنها را باز میکند.
- متن پیام ایمیل خود را مثبت و شخصی تنظیم کنید:
طوری بنویسید که انگار مستقیماً با شخصی که ایمیل را میخواند، صحبت میکنید و درک درستی از این وضعیت بحران دارید (میتوانید با جملاتی این درک خود را نشان دهید. به عنوان مثال «من میفهمم که آموزش و حمایت از در دوره پاندمی کاری چالش برانگیز شده است»).
- محتوای ایمیل خود را به صورت جذاب و قابل خواندن تنظیم کنید:
متن ایمیل باید مختصر، مستقیم و به خوبی نوشته شده باشد. مثلا دعوت به یک کار مشخص و مزایای آن. برای جلب توجه افراد باید بر کلمات و نکات کلیدی تأکید کنید (به عنوان مثال از بولت، زیرخط و یا تغییر رنگ یا بولد کردن کلمات). در صورت امکان، آنچه را که در پیوست ارسال میکنید (مثل عکسها) در متن پیام قرار دهید. با این کار خواننده مجبور به دانلود کردن و باز کردن سند دیگری نیست و به احتمال بیشتری آن را چک میکند.
- نسبت به زمان ارسال ایمیل حساسیت به خرج دهید:
وقتی قرار است اطلاعات یا منابعی را برای اساتید بفرستید، از رویکردی به موقع استفاده کنید. زمانی که میدانید آنها بیشترین نیاز را به آن اطلاعات دارند. به عنوان مثال، اگر میدانید برخی از اعضای هیئت علمی در حال آماده شدن برای تدریس مجازی هستند، برخی منابع را برای آموزش و یادگیری مجازی را برای آنها ارسال كنید. حتی به این فکر کنید که اساتید در دانشگاه شما چه زمانی ایمیلهای خود را چک میکنند. (مثلاً اول صبح، عصر یا آخر شب).
- ایمیلهای خود را در موعد خاصی ارسال کنید:
سعی کنید ارتباطات ایمیلی خود را به هفتهای یک بار محدود کنید و در صورت امکان آن را در یک روز مشخص از هفته انجام دهید.
مسلما، همه نکاتی که در این جا مطرح شد، قابلیت به کارگیری برای مخاطبین مختلف از جمله دانشجویان، دستیاران، اعضای گروه و کارکنان هم دارد.
References:
- Dürscheid C, Frehner C, Herring SC, Stein D, Virtanen T. Email communication. Handbooks of Pragmatics [HOPS]. 2013(9):35-54.
- Faculty engagement during COVID-19: 8 tips to engage faculty by email. Royal College of Physicians and Surgeons of Canada.
